Sjajne opcije koje će vam olakšati obradu teksta u Wordu

Sjajne opcije koje će vam olakšati obradu teksta u Wordu

124
0
PODELI
Laptop na tamnom stolu sa otvorenim dokumentom u Wordu

Ukoliko koristite Microsoft Word za pisanje diplomskih ili seminarskih radova, važnih poslovnih izveštaja, domaćih zadataka i slično, donosimo vam informacije o zanimljivim i korisnim opcijama koje će vam pomoći da iz ovog programa izvučete maksimum.

Word poseduje pregršt mogućnosti, više nego što je prosečnom korisniku potrebno. U nastavku izdvajamo nekoliko opcija koje vam mogu znatno olakšati i ubrzati rad u ovom programu, a vaše dokumente učiniti preglednijim.

Možda neke od njih uveliko i koristite, neke ste možda zaboravili, ali možda i otkrijete baš ono što vam je potrebno da uštedite vreme prilikom kreiranja i uređivanja teksta u Wordu.

Kako da vaš dokument u Wordu izgleda najbolje moguće

Bilo da pišete mesečni izveštaj o postignutim rezultatima i budućim planovima za razvoj kompanije, seminarski rad, CV ili drugi dokument, pored suštine koju sadrži, važan je i način na koji ga predstavite.

Neke od korisnih i jednostavnih opcija u Wordu mogu vam pomoći da sadržaj prezentujete tako da ostavite utisak profesionalne i pouzdane osobe koja sve drži u malom prstu.

Evo kako da to lakše postignete.

Odaberite odgovarajući stil i formatirajte tekst kako vam najviše odgovara

U tabu Home nalazi se odeljak Stiles sa kojim ste se verovatno ranije susretali – koristite ga da označite naslov i podnaslove, odaberete željeni način prikaza ili posebno naglasite određene delove dokumenta, kako bi struktura teksta bila odgovarajuća.

Sjajna stvar je što možete kreirati i sopstveni stil, za sve one prilike kada želite da dokumentu date lični pečat ili maksimalno pojednostavite formatiranje. Odaberite font, veličinu, boju, razmake, dodelite stilu ime i sačuvajte ga. Sada samo jednim klikom možete formatirati čitave celine onako kako vi želite. Možete ga koristiti za zaključak, posebno isticanje važnih delova dokumenta ili jednostavno da malo izađete iz šablona.

Kako dodati naslovnu stranu, sadržaj i reference u Word dokument?

Kako bi dokument bio pregledan, uredan i imao jasnu strukturu, uvek je dobro da sadržaj i naslovna strana budu na visini zadatka. Sjajna stvar je što ih u Wordu možete ubaciti pomoću svega par klikova.

Pod opcijom References – Table of contents možete odabrati izgled sadržaja koji vam odgovara, pa čak i kreirati svoj. Imajte na umu da je potrebno da odgovarajućim stilovima označite naslov i podnaslove u dokumentu, kako bi se sadržaj adekvatno prikazao.

Prikaz kako dodati sadržaj u Word dokument

Kada dodajete celine, skraćujete ili na bilo koji način menjate dokument, dovoljno je da desnim klikom na sam sadržaj odaberete opciju da ga osvežite i za tren će se prikazati ažuriran pregled celina i stranica na kojima se iste nalaze.

Takođe, ovde ćete naći i opciju za ubacivanje referenci – fusnote, endnote, pa čak i za posebno obeležavanje citiranih delova u tekstu.

Dodavanje naslovne strane nalazi se u odeljku Insert – Cover page. Možete odabrati željeni dizajn na koji jednostavno ubacite svoj tekst, za dokument koji odiše profesionalnošću od samog početka.

Izbegnite prelamanje stranica u Wordu u okviru jednog pasusa

Kako biste izbegli nezgodne situacije da vam se stranica prelomi na pola paragrafa, koristite opciju u Layout delu, gde se ispod opcija za podešavanje razmaka nalazi strelica na dole.

Kada kliknete na nju, otvoriće vam se prozor u kome možete čekirati opciju Keep lines together kako biste sprečili prelamanje paragrafa ili opciju Keep with next koja ostavlja nekoliko paragrafa, koje ste prethodno selektovali, u okviru jedne celine.

Prikaz kako sprečiti prelamanje paragrafa u Word dokumentu

Korisno je znati da nezgodna prelamanja možete izbeći i kada su tabele u pitanju. Isključivanjem opcije Alow row to brake accros pages sprečićete da se jedan red tabele prelomi na dve strane. Ovu opciju ćete pronaći u odeljku koji će se dodatno pojaviti kada selektujete tabelu Layout – Properties – Row.

Kreirajte ankete i druge obrasce u Wordu za brži i lakši rad

Ukoliko vam je potrebno da prikupite podatke od više ljudi, kreiranjem template dokumenta za popunjavanje uštedećete sebi dosta vremena i lakše ćete sortirati dobijene podatke.

Za kreiranje tipa dokumenta koji vam odgovara za prikupljanje podataka, anketu ili tome slično, potrebno je da u Word opcijama u okviru Office dugmeta na vašem računaru podesite da se uključi Developer Tab u dokumentu. U ovom tabu, u okviru Design opcije, možete predefinisati način unosa podataka i kreirati ga u skladu sa vašim potrebama.

Kako biste zaštitili obrazac od menjanja i osigurali da ostali korisnici unose podatke samo na predviđen način, u tabu Review – Protect isključite opcije za formatiranje sadržaja i odaberite kakvu vrstu unosa mogu vršiti korisnici. U ovom slučaju, odabir je opcija Filling in forms, odnosno popunjavanje formulara kako je predviđeno. Nakon odabira opcija, potrebno je postaviti šifru kojom ćete samo vi moći da uklonite postavljenu zaštitu sa dokumenta.

Usaglasite različite verzije Word dokumenta uz Review opcije

Za usaglašavanje dogovora, procedura i ostalih dokumenata, odlične opcije dostupne u Review odeljku olakšaće proces.

Prilikom unosa izmena, postarajte se da opcija Track changes bude uključena.

Na taj način će izmene unete u dokument biti vidno istaknute. Opcije koje vam omogućavaju da izmene prihvatite ili odbijete, i to svaku posebno ili sve zajedno, olakšaće vam put do konačne verzije dokumenta. Potrebno je da svi korisnici koji unose određene izmene pre toga uključe ovu opciju.

Dva muškarca i žena u kancelariji rade za laptop računarima

Ukoliko neko ipak unese izmene u dokument bez uključene ove opcije, proces provere sadržaja olakšaće vam opcija Compare documents. Ona vam omogućava da uporedo čitate odabrane dokumente u praktičnom prikazu kako biste lakše uočili unete izmene ili neslaganja. Takođe, možete koristiti opciju Combine za objedinjavanje različitih verzija.

Svedite mogućnost slovnih i sličnih grešaka na minimum

U svakom poslovnom dokumentu, seminarskom ili diplomskom radu, važno je izbeći slovne greške koje često mogu biti i izvor nesporazuma.

Slovne greške uglavnom su majstori sakrivanja – ma koliko ih puta proverili, umeju da se pojave tek kada dokument objavite, pošaljete šefu, profesoru ili klijentu. Word, kao vodeći program za obradu teksta, dao je sve od sebe da im doskoči i olakša da primetite svako slovce, zarez ili razmak manjka ili viška:

  • Fokus režim

Jednim klikom povećaćete dokument preko celog monitora i ukloniti sve distrakcije koje vam mogu odvući pažnju sa teksta.

  • Immersive Reader

Sjajna opcija u okviru View taba u kojoj možete odabrati dodatne opcije za maksimalan fokus. Obojite stranicu željenom bojom kako bi tekst bio uočljiviji, povećajte razmak između slova i redova ili istaknite par rečenica kako biste ih detaljno pregledali.

Zaštita i slanje dokumenta u željenoj formi u par klikova

Kada je dokument usaglašen, radi lakšeg snalaženja, možete verziju označiti kao finalnu klikom na Mark as Final opciju u okviru opcija File – Info – Protect document. Međutim, imajte na umu da ova opcija neće onemogućiti uređivanje dokumenta i dodatne modifikacije. Kako biste osigurali da dokument ostane u formi u kojoj ste ga sačuvali pre slanja, možete iskoristiti neku od opcija namenjenih baš za to.

U istom odeljku pronaći ćete mogućnost da postavite šifru na dokument tako da sadržaj istog mogu videti samo korisnici kojima date šifru, što je odlično za osetljive i poverljive informacije.

Ovde takođe možete čekirati da želite da se dokument otvara u read-only verziji, kao i da ograničite vrstu uređivanja koju želite da dozvolite.

Devojka okrenuta leđima radi na Word dokumentu za računarom

Pre finalnog slanja, preporučujemo da putem opcije Inspect, koja se nalazi u okviru istog dela kao i prethodno navedene, proverite da li je u dokumentu ostalo nešto od podataka koje ne želite da podelite – imena, sakriven tekst, reference, komentari i slično. Obavezno pre pokretanja ovog pregleda, sačuvajte sve izmene koje ste prethodno napravili.

Nakon što ste sigurni da dokument možete podeliti, ukoliko je u pitanju finalna verzija koju nema potrebe menjati, predlažemo da dokument pretvorite u PDF. To možete uraditi prilikom čuvanja dokumenta, kada iz padajućeg menija izaberete opciju da se sačuva kao PDF tip dokumenta.

Dodatni saveti za efikasniju upotrebu MS Word programa

Ukoliko koristite Word za pisanje na engleskom, ili na nekom od ponuđenih jezika u opciji Dictate u okviru taba Home, priuštićete pravi odmor svojim prstima. Pritisnite ikonu mikrofona i diktirajte, a tekst će se pojaviti u dokumentu. Iako nije uvek najprecizniji alat, ova opcija vam može uštedeti dosta vremena, posebno ukoliko su vam prsti umorni.

Takođe, postoji i opcija koja omogućava da program naglas čita napisan tekst, ali je mnogo korisnija ukoliko je sadržaj dokumenta na nekom od podržanih jezika.

Sivi laptop i prsti kucaju po tastaturi

Da li vam se ikada desilo da ste slučajno aktivirali taster caps lock i napisali dobar deo teksta velikim slovima ili obrnuto? Ne brinite, nećete morati da brišete i prekucavate. Selektujte željeni deo teksta i pronađite ikonicu u Home odeljku koja prikazuje malo i veliko slovo „a” jedno pored drugog – Aa. Kliknite na simbol i odaberite da li želite da povećate ili smanjite slova i problem je rešen.

U slučaju da želite da pogledate verziju dokumenta pre nego što ste uneli određene izmene, uputite se u deo sa informacijama o dokumentu (File – Info), odaberite verziju koja vam je potrebna, pogledajte je ili uporedite sa trenutnom.

Uredite svoje dokumente brzo i lako uz MS Word i uživajte u istraživanju sjajnih opcija

Sada kada smo vam skrenuli pažnju na samo neke od korisnih opcija, nadamo se da smo vas zainteresovali da dalje istražujete mogućnosti Worda, ali i ostalih programa koje koristite.

Word je deo Microsoft paketa koji uključuje i ostale popularne programe za unos i obradu podataka – Excel, Power Point i druge koje značajno utiču na način rada, učenja i prikazivanja različitih vrsta informacija.

Kako biste sve svoje podatke obrađivali, čuvali i koristili sa lakoćom, istražite sjajne desktop računare ili praktične laptopove i iskoristite maksimalno sve mogućnosti i opcije moćnih programa, koji će vaše dokumente, tekstove i tabele učiniti savršeno čitkim i preglednim.

NEMA KOMENTARA

POSTAVI ODGOVOR